Comment écrire un mail efficace
Lorsqu’un collaborateur écrit un mail à un client, il engage l’entreprise. Il est donc important que la construction d’un courriel respecte quelques règles :
1 – La formule de politesse
Première partie, évidente, est la formule de politesse. Dans la majorité des cas, le mail commencera donc par “Bonjour Madame XXXX”, sans le prénom et avec le nom de famille en majuscules.
Pour les professions juridiques, l’usage est d’utiliser la formulation suivante “Chère Madame XXXX”
2 – L’énoncé du contexte
Il est important de recontextualiser la situation qui fait l’objet de votre envoi. Ainsi, en reformulant la question du client, votre proposition commerciale ou la nature d’un litige, vous donnez des informations factuelles qui seront la base de toute discussion ultérieure.
3 – La solution
Quel que soit la nature de votre courrier, vous devez y apporter une solution. Celle-ci devra être datée, et éventuellement chiffrée, avec une liste la plus précise des actions qui seront mises en oeuvre.
4 – La mise en avant
C’est le point fort de votre courriel : la mise en avant d’un des points de la solution qui vous différencie de vos concurrents, qui apporte une réponse spécifique à un problème ou qui ajoute de la crédibilité à votre solution.
5 – La suite à donner
La plupart des emails que vous recevrez finissent par “je reste à votre disposition pour…”, ce qui est absurde. Cela veut dire que vous n’avez pas répondu au contexte. Soyez plus actif en donnant la suite que vous attendez à votre mail comme “je vous rappellerai la semaine prochaine” ou “j’attends votre réponse avant le 15 de ce mois”.
Vous passez ainsi d’une situation passive à une forme active
6 – La formule de politesse de fin
A moins de bien connaître votre correspondant, les mentions à la mode comme “Bonne journée” ou “Prenez-soin de vous sont à proscrire”. Soyez sobre et privilégiez le “Bien à vous”.